Fototips · Brussel
Een receptie van een vereniging of ngo fotograferen: wat leden en pers nodig hebben
Op een receptie van een vereniging of ngo hebben de foto’s meerdere publieken tegelijk. Leden willen zichzelf terugvinden naast de sprekers, en partners willen bewijs dat hun steun zichtbaar was. Journalisten willen één scherp beeld van de hoofdspreker met een correct onderschrift. Ik plan de avond rond die noden, kondig de fotografie vooraf aan, en lever een galerij waaruit gasten kunnen downloaden.
Begin bij wie de foto’s zal gebruiken
Voor het evenement stel ik één vraag: wie opent deze galerij achteraf? Voor de meeste verenigingen zijn dat de leden, het bestuur, de sponsors en misschien een of twee journalisten. Elke groep zoekt iets anders, dus de shotlist volgt hen in plaats van een algemene lijst met evenementmomenten.
Leden zoeken vooral zichzelf. Een gast die vijf minuten met de voorzitter praatte, wil die foto graag, en ze belandt vaak de dag erna op zijn LinkedIn. Dus besteed ik een flink deel van de avond aan kleine groepjes en gesprekken, niet alleen aan het podium.
Wat de pers echt nodig heeft
Een journalist die uw evenement verslaat, heeft weinig nodig, maar wel snel en correct. Eén scherpe liggende foto van de hoofdspreker aan het spreekgestoelte, met uw banner leesbaar erachter. Eén breder beeld van een volle zaal. En namen en functies exact gespeld voor het onderschrift.
Ik zou die namen tijdens de avond verzamelen, of de sprekerslijst vooraf aan uw team vragen. Vertrekt er de ochtend erna een persbericht, dan is expreslevering binnen 24 uur mogelijk; de voorwaarden staan in de prijslijst.
Partners en sponsors
Steunden partners het evenement, dan willen ze hun logo in context zien: op de roll-up bij de ingang, op het scherm tijdens de welkomstspeech. Ik noteer in de briefing welke logo’s tellen en fotografeer ze met mensen errond, niet als lege banners in een lege zaal.
Een groepsfoto van het bestuur met de belangrijkste partners plan je best op een vast uur, meestal net na de speeches, voor iedereen richting buffet afdrijft.
Toestemming op een ledenevent
Gasten moeten weten dat ze gefotografeerd kunnen worden voor ze aankomen. Ik zou het vermelden in de uitnodiging en op een klein bordje aan de ingang. Aan het onthaal werkt een gekleurd keycord of een sticker voor wie liever niet in beeld komt goed: ik laat hen gewoon buiten het kader.
Voor portretten van dichtbij en kleine groepjes vraag ik het mensen rechtstreeks. Wie later vraagt om een foto uit de galerij te halen, krijgt best snel een ja. Hoe ik door een volle zaal beweeg zonder in de weg te lopen, staat in hoe fotografeer je een netwerkevenement.
Tijdens en na de avond
Tijdens de speeches werk ik stil vanaf de zijkanten en de achterkant. Daartussen loop ik door de zaal. U boekt per uur met een minimum van twee uur, en voor een receptie zou ik meestal de speeches en het eerste uur netwerken dekken.
Achteraf krijgt iedereen een onlinegalerij met downloadtoegang voor gasten en partners, binnen 72 uur geleverd, met minstens 50 foto’s per uur dekking. Meer over het formaat op de pagina eventfotografie.
Organiseert u een receptie in Brussel?
Mijn raming bekijken